Från Blind Hönas arkiv

Epost för att hantera data

Erik hittade artikeln om hur Gmail används till mycket mer än bara mejlbox:
"Gmail är mer än en e-posttjänst. Det stora utrymmet, det blixtsnabba gränssnittet, anpassbarheten och söket gör att det fungerar som en personlig informationsassistent, projektplats, anslagstavla, att-göra-lista..."
I själva verket används många mejlprogram till mer än mejl. Ofta just för att hålla reda på den information som är viktig för en. Bruce, Jones och Dumais fann till exempel i studien "Information behaviour that keeps found things found" (pre-Gmail) att ett par vanliga sätt att spara adressen till en webbsida var att
"...send an e-mail to oneself, with a URL referencing a Web page; [or]

send to others an e-mail that contains a Web page reference (and then search the Sent Mail folder or contact recipients to re-access the Web information)
Mejlprogrammet är för många kunskapsarbetare numer i praktiken det främsta verktyget för att hantera och lagra sin kunskap, sitt nätverk, sina dokument, sina länka - och så vidare.

Jag har studerat ett rätt stort antal kunskapsföretag där man försöker etablera andra verktyg för att organisera kunskap. Till exempel kunddatabaser av olika slag. Teorin (och reklamen) säger att alla data rörande kunder ska läggas in där. I praktiken sköts kontakter med kunder via mejl; och det blir för jobbigt att lägga in uppgifterna en gång till. Kunddatabasen innehåller en del data; men eposten är nästan alltid en mer fullständig och uppdaterad källa för kunskap.

Den gemensamma disken - "G-disken" - är ett annat sätt att försöka dela på kunskap. Medarbetarna uppmanas lagra sina filer där. Men när man verkligen vill ha tag på någon fil går man till personen man tror har den och säger "Du... kan du inte skicka den där presentationen till mig?".

Det är min fasta övertygelse att detta inte beror på att människor är dumma eller lata. Det beror på att om vi ska leta efter information, är vi tusen gånger bättre på att gissa "Vem kan känna till det här?" än "På vilken hårddisk kan det här ligga?". Beteendet är rationellt på flera sätt - vi får bättre svar av det, våra kollegor får veta vad vi har på gång, de kan ge oss kompletterande råd, och så vidare.

Det beror på att vi sedan säkert en miljon år är disponerade för att hämta information hos våra flockfränder. Kunskap som vi inte kan binda vid en person, är inte kunskap: flera undersökningar visar att vi inte litar på sådan information.

Mejlen har just egenskapen att den knyter information till en person. (Bloggar har det också - därav den stora succen för dem.) Det andra skälet till att mejl används är att de också (liksom bloggar) är "tillräckligt enkla, tillräckligt kraftfulla". De flesta specialsystem är säkert bättre - men oftast inte tillräckligt för att motivera ansträngningen att hantera dem också.

Motivet för att förmå människor att använda annat än mejl för kunskapshantering är oftast att "om Kalle slutar, tar han sin kunskap med sig" om den bara ligger i hans mejlbox.

Men tyvärr: min definitiva erfarenhet är att även om han lämnar massor med mappar och filer på den gemensamma hårddisken eller i databasen när han går, är det så mycket som går förlorat med Kalle, att data ändå till största delen blir oanvändbara. Kontext och prioriteringar saknas eller syns inte i mediet. Och när vi som är kvar har förlorat den personliga anknytningen till data - Kalle själv - börjar vi strax tvivla på om de där filerna eller den där informationen i systemet är så bra eller användbar egentligen. Kanske bättre att mejla Kalle och fråga hur det var med de där offerterna, egentligen...

Vart leder det här? Tja, till att all kunskap vi verkligen använder har en personligt element. Och att inte försöka fåfängt kämpa emot mejl-användning, utan försöka stödja och utnyttja den, som kunskapskälla(-re). Och att det är bättre att utbilda folk till proffs på Outlook än att köpa in särskilda system. Och att Microsoft skulle slå ihjäl hela marknaden om man bestämde sig för att sälja Outlook (med några tillägg) som ett riktigt CRM-(customer relations management)-system


Permalänk | Andra som länkat hit (0)


  Avdelare mellan text och datering  
25 feb 2005

Kommentarer

Mycket insiktsfullt.

Från: Henrik Sundström | Skickat vid: 20:11, 25 februari 2005

Tack Jonas för ett mycket proffsigt inlägg (enligt min amatörmässiga bedömning;)
Jag har idag enbart min e-post som redskap för att hantera kontakter med kunder och partnerföretag på jobbet. I och med att vi just nu utreder vilket crm-system vi ska komplettera med är det värdefullt att få höra om dina erfarenheter.

Dessutom har mitt privat jag sprungit rakt in i gmail-djungeln och försöker som bäst orientera mig för att hitta träden bland all skog...

Från: Håkan (hakke) | Skickat vid: 14:20, 26 februari 2005

Skriv din kommentar här:

Namn:


Mejl-adress:


URL:




Kommentarer:


Låt Blind Höna komma ihåg dina personuppgifter



  På kornet  |  Korn av sanning  |  Guldkorn  |  Blind höna  |  Skrot och korn  |  Väderkorn

 

 



Bloggtoppen.se