Rötmånad året om på webben

En gång i tiden var ett argument för att kommunicera via webb att det var ett snabbt medium. Nyheter och förändringar kan delges omvärlden blixtsnabbt. Nu är det påtagligt, tycker jag, hur många företag och organisationer som inte använder webben för just det.

Ett exempel i mängden: CMA hävdar fortfarande (augusti 2002) på sin sajt att man är ägare till Cross Communication - ett företag som gick i konkurs för sex månader sedan (i februari 2002). Ja. läser man vad som står på sidan står det klart att den inte ändrats eller uppdaterats sedan år 2000. (Cross lever vidare efter konkursen med helt andra ägare, som Cross Consulting.)

Under hela våren och försommaren har jag regelbundet gått in på Icon Medialabs svenska sida (www.iconmedialab.se). Där har man inte märkt ett spår av företagets konkurs och nedläggningar: allt har varit "business as usual". Beskrivningar av projekt och kunder och stolta deklarationer om företagets kompetens har legat kvar - till och med särskilda sidor för länge sedan avvecklade kontor, med interiörbilder och telefonnummer. Men ringde man sa förstås telefonrösten "abonnemanget har upphört".

Det utvecklades till en viss vadhållning - hur länge ska det ligga kvar? Nå, i början av augusti försvann i alla fall sidorna med de avvecklade svenska kontoren. (Men går du till "Company history" så har fortfarande inget hänt efter "Midyear 2001".)

Men att döda företag och verksamheter lever sitt skenliv på webben är bara de mest synliga exemplen på ett jätteproblem. Även levande företag och organisationer har på sina sajter mängder av dokument och sidor med gammal och överspelad information.

Även din sajt är förmodligen drabbad av RÖT-angrepp: information som är Redundant, Överspelad eller Trivial.

Intranätet på en myndighet hade t.ex. alla lunchmatsedlar sedan flera år tillbaka sparade i nyhetsarkivet. Dessa lades upp under nyheter varje dag, och systemet saknade möjlighet att ta bort dem. Irriterande blev de när man tvingades bläddra genom gamla rester av sillbullar, lasagne och schnitzel Hawaii när man var på jakt efter något pressmeddelande.

(Den enda nytta jag kunde komma på med att ha alla matsedlar sparade vore som bevismaterial i någon krånglig deckare. "Men här på bilden från lunchmatsalen äter ju departementschefen fläsklägg! Då kan han inte ha blivit mördad den 13:e!")

Behöver man rensa sin sajt?

Många har sett webben som ett sätt att spara oändliga mängder data: texter eller siffror.

Det är visserligen enkelt - och därför billigt - att bara lägga till mer info. Men jag tvivlar ändå på om det verkligen är bra att spara allt material på samma ställe.

Kostnaden för att hantera allt gammalt sparat material drabbar nämligen användaren istället, i form av mer svåröverskådliga sajter, fler avdelningar med fler val, och längre träfflistor att leta i från sökmotorn.

Dessutom ökar användarens osäkerhet. När sökmotorn hänvisar mig till ett dokument från 1998 som "bästa träff", är det ofta svårt att veta om det finns något nyare, fräschare på samma tema. Nya artiklar kan ibland ha länkar bakåt - "Tidigare artiklar i detta ämne:". Men det är mycket svårare att låta gamla artiklar få uppdaterade pekare framåt i tiden - "Nyare artiklar i detta ämne är:" (Det skulle bland annat kräva en konsekvent märkning med konsistenta metadata, och det är tyvärr väldigt ovanligt.)

Jag tror därför att det är en bra idé för många sajter att påtagligt skilja på nyare och äldre material.

På sin reguljära sajt bör man bara publicera materialet från den senaste veckan, månaden, eller kvartalet (välj vad som passar bäst efter intensiteten i uppdateringar på sajten).

Äldre data, äldre nyheter, kan med fördel läggas i en särskild arkiv-sajt, med en annan webbadress (förslagsvis arkiv.organisationen.se), och med en tydligt annorlunda form (och "Arkivet" som tydligt sidhuvud).

Naturligtvis bör man tydligt förklara att man bara har det nyare materialet på en plats, och med länkar hänvisa till arkivet.

Men viktigast är att en sökning i den reguljära sajten inte ska omfatta innehållet i arkivet. Om man får noll träffar efter att ha sökt i den reguljära sajten, bör man få tips om att söka i arkivet i stället.

Dagens Nyheters nya sajt (lanserad i april 2002) fungerar så. Den ordinarie sajten - dn.se - innehåller det senaste materialet. Äldre material finns i en särskild arkivdel (men skillnaden kunde för alla del göras ännu lite tydligare).

En fördel med ett sådant upplägg är att den reguljära sajten faktiskt kan göras överblickbar, ändlig.

Också det är paradoxalt. Länge trodde vi att en fördel med webben att den kunde göras hur stor som helst. Men vem hinner söka i oändligheten?

Ändlighet är en god egenskap också av ett annat skäl.

Broschyrer på papper har en ändlig upplaga. Det betyder att efter ett tag försvinner de. Företag och organisationer kan naturligt sluta bekymra sig för vad de skrivit i prospekt och presentationer för flera år sedan (som vilka företag man äger, t.ex.). Dessutom har trycksaker oftast ett tryckår som man kan lita på. Webbsidor, å andra sidan, kan vara urgamla men ändå visa dagens datum (en typisk "det kan göras, alltså gör vi det"-funktion).

Ta till exempel sajten för det svenska ordförandeskapet i eu, som ju tog slut för över ett år sedan. Dagens datum har en framtädande plats i sidhuvudet, vilket gör det svårt att förstå att sajten egentligen är död - och svårt att bedöma om materialet är relevant. Många sidor saknar eget publiceringsdatum - till exempel sidan för "policy issues". Om man anländer till en sådan sida från en extern sökmotor ser man bara dagens datum, vilket lätt kan få en att tro att det innehållet är dagsfärskt.

Till papperets fördelar hör faktiskt att man ser om det är gammalt.

Är det riktigt gammalt gulnar det, och blir skört. Färg och svärta bleknar. Är det bara lite gammalt är det ofta lite tilltufsat i kanterna, hörnen är vikta. Och så märker vi ofta om ett papper är gammalt på var vi hittar det: underst i högen på skrivbordet, längst inne i ett skåp, under en trave med förra sommarens tidningar.

På webben syns inget av allt det där. Gamla som nya webbsidor - alla är skinande blanka och skrynkelfria. Vi ser inte om webben legat och möglat i ett skåp sedan augusti 2000. (Att "webben stinker", som jag skrev i början, är alltså bara en bild. Det verkliga problemet är alltså snarare att det som blivit övermoget och gammalt på webben inte luktar alls.)

Halvt på skämt och halvt på allvar har jag med kollegor diskuterat en funktion för webbsidor, som långsamt, långsamt dels skulle göra bakgrundsfärgen allt gulare, dels bleka bokstävernas färg. När sidan uppdaterades skulle den gå tillbaka till sin ursprungliga färg och kontrast, och åldrings-processen skulle börja om.

Vad kan du göra för att undvika att sajten drabbas av röta?

Det finns flera sätt att märka dokument med bäst före-datum. Tekniska system kan underrätta någon ansvarig när det passerats.

Men problemet är mer organisatoriskt än tekniskt. Varje system är värdelöst om inte organisationen förstår vikten av att rensa och ta bort info. Och chefen måste förstå att medarbetarna måste få tid för att rensa bort gammalt material - utöver tiden för att lägga in nytt.

För att säkra det bör en klok ledning skapa någon sorts riktlinjer för hur man ska hantera gammalt material på webben. Hur ofta den ska revideras och uppdateras.

Och kanske bli mer restriktiv med att lägga ut material.

>> Synpunkter? Skicka ett mail med länken ovan.<<